Réaliser une présentation PowerPoint prend du temps – que nous n’avons pas toujours. Pour aller vite, nous réutilisons tous des slides existantes. Est-ce vraiment une bonne idée ?
L’enjeu : réaliser une présentation PowerPoint vite et bien
Vendredi, 16h. Vous commencez votre présentation pour votre réunion d’équipe de lundi. Vous maîtrisez le recyclage : vous avez créé une copie du fichier de la dernière réunion et supprimé les slides inutiles pour la semaine prochaine.
16h15. Après quelques ajustements, vous avez déjà 8 slides dans votre présentation. Vous ajoutez une ou deux slides sur les actualités de la semaine.
16h25. Vous mettez à jour le sommaire.
16h30. Quelques corrections de forme : alignements, couleurs, mots clés en gras.
16h35. Présentation terminée. 35 min chrono.
On a dit « vite ET bien » !
En recyclant vos slides de cette façon, vous faites face à deux risques majeurs :
Le fond manque de structure : Pas d’histoire, peu ou pas de message clé. Votre public doit fournir un effort pour comprendre la hiérarchie de vos idées et reconstituer votre histoire. Il se fatigue vite. Il perd de vue l’enjeu, la problématique ou la décision à prendre.
La forme est inadaptée : Votre présentation manque de cohérence. En compilant des slides créées par des personnes différentes – utilisant parfois des masques différents – vos titres ont bougé, les typos varient d’une slide à l’autre, les couleurs ne sont pas homogènes, etc.
Résultat ? Désintérêt ou désengagement, votre public vous lâche, lit ses mails ou pense à autre chose.
Est-ce vraiment la faute de PowerPoint ?
Ecrire une histoire adaptée à son public
Même pour la réunion du lundi matin, donner du sens est une bonne idée ! Vous voulez accrocher l’intérêt, que votre équipe s’intéresse aux sujets du jour, retienne vos messages clés.
C’est ce que nous appelons « écrire une histoire adaptée à son public » : construire votre présentation pour amener votre public à faire quelque chose. Décider, lancer un projet, exécuter une tâche, etc.
Etape 0 : Oublier la réunion de la semaine dernière.
Etape 1 : Construire le storyboard de votre réunion et donc de votre présentation. Notre méthode IMPACT© peut vous y aider :
- Intention – Pourquoi je communique ? Quelles sont mes convictions ?
- Message – Qu’est-ce que j’attends de mon auditoire ?
- Public – Qui est-il ? Que sait-il ? Comment fonctionne-t-il ?
- Arguments – Quels sont les arguments qui vont le toucher ?
- Conception – Quelle histoire raconter pour l’embarquer ? Vous pouvez relire notre post sur les 5 caractéristiques d’une bonne histoire…
Etape 2 : Réutiliser des slides existantes.
- Pour votre réunion du lundi matin : un modèle d’agenda, le tableau de suivi des projets, le plan d’action à remplir, …
- Pour votre proposition commerciale : la présentation de votre entreprise, les références client, la page de chiffrage, …
Réutiliser des slides, c’est être efficace dans l’exécution, pas dans la construction !
OUI on peut réutiliser ses slides – nous réalisons d’ailleurs pour nos clients des bibliothèques de slides réutilisables – mais après avoir construit l’histoire et le storyboard de la présentation ! Le storyboard est toujours le premier livrable que nous fournissons à nos clients. C’est après la validation de ce storyboard que nous commençons à travailler le design, surtout pas avant…
Maximiser l’impact de vos présentations en construisant votre histoire, c’est notre métier.
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