PowerPoint permet d’insérer de nombreux éléments – vidéo, image, audio… ça vous le savez. Mais le logiciel de Microsoft offre des fonctionnalités bien plus variées, différents outils pour rendre votre document toujours plus impactant. Du format de votre fichier à la création d’une cohésion graphique, les outils disponibles sont multiples pour que votre présentation s’approche de ce que vous souhaitez.
En tant qu'agence PowerPoint, nous sommes experts de l'outil : on vous livre 5 fonctionnalités faciles à utiliser pour faire de vos diapositives un outil pour convaincre votre public.
1. Extraire une de vos slides en JPEG / PNG
Vous avez besoin d’un visuel pour un post sur vos réseaux sociaux ou pour vous fabriquer un fond d’écran ? N’utilisez pas la fonction « Imprime écran » du clavier, ni l’outil « Capture d’écran » d’Office.
PowerPoint peut extraire vos slides au format image (JPEG ou PNG par exemple). Le logiciel offre des opportunités de conception de visuels de taille différente. Ainsi vous pouvez créer différents fichiers qui seraient autant de versions d’une même création : vous créez des images adaptées aux différents réseaux sociaux sur lesquels vous les partagez, ou pour votre site web !
Dans l'onglet "Conception", vous trouverez une valeur "Taille des diapositives". Le logiciel vous propose deux valeurs par défaut, la taille de diapositives standard et un format grand écran :
Mais si vous cliquez sur "Taille de diapositive personnalisée", PowerPoint vous offre de nombreuses options. Vous pouvez choisir le format - portrait ou paysage - et choisir parmi différentes tailles classiques de document. Mais vous pouvez aussi personnaliser entièrement les dimensions en fonction de vos besoins.
Lorsque vos visuels sont prêts, c'est très simple. Rendez-vous dans Fichier > Enregistrer sous > puis choisissez le format d’image que vous souhaitez :
Cliquez sur « enregistrer ».
Puis, choisissez de convertir une slide seulement ou la présentation dans son intégralité :
Encore une option intéressante pour la création de posts sur les réseaux sociaux ! Vous voulez reprendre un format à intervalle régulier ? Votre fichier PowerPoint devient le template de votre création. Quand vous en avez besoin, vous dupliquez votre diapositive et modifiez seulement les éléments qui doivent l’être. Vous avez un fichier avec toutes les images de votre série de publications ! Et si tous vos visuels sont prêts ?Vous pouvez télécharger toutes les versions de votre template en même temps ! Vous retrouverez alors tous vos visuels dans un dossier créé automatiquement.
Bon à savoir : le logiciel PowerPoint vous permet aussi de télécharger votre présentation en format vidéo. Les outils d’animation disponibles permettent une création type motion design.
2. Utilisez les règles et repères pour disposer votre contenu
Comment disposer / aligner correctement vos images et textes sur une slide ? Cela peut vite devenir une corvée si la création de présentations n’est pas votre quotidien. Pour vous aider, PowerPoint vous propose d’activer des règles et repères. Ils vous aideront dans la conception de la grille de votre diapositive, un élément essentiel pour améliorer le design de vos slides. Comment utiliser cette fonctionnalité?
Pour les activer, rendez-vous dans Affichage et cochez « Règle » et « Repères ».
Deux règles (horizontale et verticale) et deux repères s’afficheront alors :
Avec un clic gauche sur l’un des repères vous pouvez le déplacer comme bon vous semble. C’est à vous de construire la structure de votre slide et voir si leur affichage classique convient à votre document, ou si vos diapositives nécessitent un format différent, adapté au point focal que vous voulez mettre en avant.
Vous pouvez également ajouter autant de repères que vous le souhaitez :
· Soit en faisant un clic droit sur la zone grise à côté de la slide
· Soit en copiant /déplaçant un repère existant (clic gauche sur le repère + CTRL)
Vous avez trois éléments à disposer ? Utilisez chaque repère comme une ligne qui partage l’espace en trois. En déplaçant vos repères, vous pouvez tester différentes options de conception de votre diapositive et voir celle qui s’adapte le mieux au message que vous souhaitez faire passer.
3. Rendre votre présentation interactive
Vous souhaitez réaliser un sommaire interactif ? Bonne nouvelle : c’est possible avec PowerPoint ! Vous pourrez construire un menu semblable à celui d’un site web. Vous créez une présentation interactive et vous pouvez naviguer entre les slides pour répondre aux questions de votre public lors d’une formation par exemple. C’est un vrai plus en tant que présentateur car vous pouvez mettre en valeur votre plan et naviguer facilement entre vos éléments. C’est aussi une option intéressante pour une présentation que vous envoyez à des prospects. Vous avez une présentation commerciale qui s’apparente à un catalogue ? Un fichier interactif permettra à vos interlocuteurs de découvrir facilement vos produits et de se rendre dans les sections pertinentes pour leurs besoins.
Faites un clic droit sur votre zone de texte et sélectionnez « lien » :
L’onglet « lien » s’affiche. Dans celui-ci, cliquez sur le 2èmeonglet « Emplacement dans ce document » :
Cliquez ensuite sur la diapositive vers laquelle vous désirez que le lien dirige :
Vous avez terminé ! En mode diaporama, un clic sur votre menu vous redirigera vers le bon onglet :
Vous utilisez plutôt une version PDF que vous envoyez par mail ? Bonne nouvelle : lorsque vous exportez votre présentation en PDF, les liens fonctionnent toujours !
4. L’outil « pinceau » pour gagner en productivité
Vous avez mis en forme une zone de texte ou un objet et souhaitez l’appliquer rapidement ? Le « pinceau » est là pour vous !
Ici par exemple, si vous souhaitez reproduire le texte rouge en italique et en gras sur tous les autres, sélectionnez le bloc de texte :
Après avoir sélectionné votre bloc, double-cliquez sur « reproduire la mise en forme » en haut à gauche de l’onglet « Accueil » :
Vous pouvez désormais cliquer sur chaque bloc de texte et il prendra la mise en forme de celui que vous avez sélectionné initialement. Cette fonctionnalité vous facilitera le travail de conception graphique : vous êtes satisfait de la mise en page de votre titre ? Reproduisez facilement cette mise en forme à tous les titres de votre présentation pour garder un PowerPoint cohérent.
5. Insérez des diapositives d'une autre présentation en utilisant le masque de destination
Il vous est sûrement déjà arrivé de vouloir adapter une présentation au thème et à la forme de la présentation dans laquelle vous l’incorporez.
Par exemple, vous souhaitez réutiliser une super présentation que vous aviez réalisée il y a quelques mois. Depuis, le masque de l’entreprise a changé et vous ne savez pas comment adapter cette présentation avec le masque actuel.
Respecter la charte graphique de votre entreprise est essentiel. Afficher une diapositive qui n’est pas cohérente avec le reste de vos slides, c’est évidemment l’erreur à ne pas faire ! Pas de panique, le logiciel vous permet d’adapter la mise en forme au masque de la présentation «destination».
Ouvrez le nouveau masque de votre entreprise et collez-y les slides de votre présentation « source » pour les insérer dans votre nouvelle présentation.
Une fois que vous avez collé vos slides, cliquez sur « (Ctrl) » :
Vous avez ensuite le choix entre « utiliser le thème de destination » à gauche ou « conserver la mise en forme source » au milieu. Il ne vous reste plus qu’à choisir l’option que vous désirez.
PowerPoint est un logiciel beaucoup plus puissant que ce que la plupart des utilisateurs imaginent ! Découvrir de nouvelles fonctionnalités, c’est vous donnez les bons outils pour construire des présentations à impact et adaptées à vos besoins du moment. Les options de téléchargement de vos diapositives en images ou vidéo permettent la création de publications pour vos réseaux. Avec la fonctionnalité pinceau ou l’insertion de slides au masque de destination, vous pouvez mélanger les sources en gardant une cohérence graphique.
N’oubliez pas les options qui rendent votre PowerPoint interactif ! Avec un menu bien construit, votre fichier attire plus l’attention de votre public et votre travail de présentateur est facilité.
Notre équipe maîtrise parfaitement l’outil Power Point ; nos graphistes vous guident pour vous expliquer ce qui est possible… et ce qui ne l’est pas. Pour réaliser votre présentation, ils utilisent de nombreux outils pour gagner en productivité et vous livrer votre présentation dans les meilleurs délais. Contactez-nous !
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