Dans un contexte professionnel, l'art de communiquer efficacement à travers des présentations est crucial. Que votre objectif soit de convaincre un client, d'obtenir l'adhésion d'un investisseur, de faire valider une nouvelle idée par vos collègues ou de motiver votre équipe, la qualité de vos slides peut faire toute la différence.
Découvrez nos conseils pour rédiger une présentation convaincante et impactante !
Attention : ces tips s'appliquent principalement à la rédaction d’un document écrit autoportant (envoyé par mail par exemple). Si vous recherchez des tips pour votre support de présentation à l’oral, relisez notre article sur ce sujet.
Les erreurs courantes dans les présentations
Trop souvent, les présentations tombent dans le piège des bullet points. Les idées sont listées sans hiérarchie, sans logique, sans histoire. Cette approche a donné lieu à une critique profonde et fondée de l’utilisation de PowerPoint. L’enjeu est bien sûr de donner du sens et transmettre des messages clés de manière percutante.
Comment éviter de compromettre l'impact de vos présentations? Découvrez les erreurs les plus communes à éviter :
Des titres mal formulés
Avez-vous déjà assisté à une présentation où les titres des slides sont « Sommaire », « Contexte », « Enjeux », « Chiffre d’affaires », etc. ? Vous n’en avez probablement pas retenu grand-chose. Ces mots-valises ne disent rien.
La bonne pratique ? Ecrivez votre titre comme un message clé. Votre titre, c’est ce que votre public doit comprendre et retenir de votre slide, c’est la conviction que vous souhaitez partager.
Trop de contenu
Une slide surchargée de texte ou de graphiques peut submerger votre auditoire, rendant très difficile d’accès l'information importante. L’espace d’une slide est très précieux : l’objectif n’est pas de la noircir !
Pour éviter de surcharger vos slides, concentrez-vous sur l'essentiel : soyez sélectif dans ce que vous choisissez d'inclure et synthétisez au maximum !
Une vision trop experte du sujet
Votre présentation ne doit pas être un exposé détaillé de tous les aspects techniques de votre sujet.
Construisez votre contenu pour qu'il soit accessible au public à qui vous vous adressez. Sont-ils experts du sujet ? Pas du tout ? Utilisez-vous beaucoup de termes techniques et de détails ?
Quelques basiques de rédaction
Adaptez-vous à votre cible
C’est un des points essentiels dans la construction d’une présentation professionnelle : vous devez prendre en compte votre public. Il vous guide dans le choix de vos arguments, et aussi dans la rédaction de vos textes.
Que sait votre audience de votre sujet ? En répondant à cette question, vous déterminerez aussi le niveau de détails dans lequel vous pouvez entrer. Si votre présentation s’adresse à des experts, vous pouvez vous permettre l’usage de termes pointus. A l’inverse, si vous partagez vos connaissances avec un public novice, vous risquez de le perdre si vous utilisez un jargon d’expert.
Faites des phrases simples
Attention à ne pas trop compliquer la rédaction de vos slides. Limitez-vous à la structure basique « Sujet, Verbe, Complément ». Vous exprimez votre message de manière directe, sans détours.
Evitez les adjectifs et les adverbes. Ils ont tendance à alourdir les formulations plutôt que de préciser ce qui est dit. Vous n’écrirez pas « Notre savoir-faire unique nous distingue à chaque étape » mais plutôt « Notre savoir-faire nous distingue à chaque étape ».
Rappelez-vous la citation Georges Clémenceau: « Faites des phrases courtes. Un sujet, un verbe, un complément. Quand vous voudrez ajouter un adjectif, vous viendrez me voir. »
Soyez précis
Soyez extrêmement précis dans l’usage des termes. N’hésitez pas à vérifier le sens d’un mot pour vous assurer qu’il corresponde à l’idée que vous défendez. Persuader et convaincre n’ont pas tout à fait le même sens, par exemple. Le premier repose sur les sentiments quand le second fait appel à des arguments logiques.
Evitez les répétitions
Attention : plus le texte est court, plus votre public remarquera la répétition d’un même mot. Evitez-la si elle n’est pas absolument nécessaire. Cherchez des synonymes, trouvez une formulation différente pour la même idée.
N’hésitez pas à consulter un dictionnaire des synonymes si vous bloquez.
Attention au choix des verbes
Les verbes portent l’action dans votre phrase. Choisissez-les avec le plus grand soin pour communiquer le plus clairement vos idées.
Voici deux conseils pour formuler des phrases impactantes.
- Evitez la voix passive : n’écrivez pas « les demandes de nos clients sont traitées » mais plutôt « nous traitons les demandes de nos clients ». La voix active donne plus de dynamisme car le sujet agit vraiment. N’hésitez pas à utiliser le « vous » dans la présentation pour aider votre public à se projeter dans l’action.
- Limitez les verbes faibles : Les verbes d’états – être, sembler, rester, devenir, etc. – et d’autres verbes « faibles » comme avoir, faire sont également à proscrire. Ils sont trop courants. Préférez des verbes plus précis pour exprimer vos prises de position et guider votre public.
Nos bonnes pratiques adaptées à la présentation
Commencez par écrire vos titres
On vous le disait plus haut : chaque titre doit capturer l'essence de la slide et servir de message clé pour votre auditoire.
Vos titres constituent le fil rouge de votre présentation : une fois que vous avez la structure globale de votre présentation, rédigez les titres de l’ensemble de vos diapositives. L’histoire doit être claire à la seule lecture des titres.
Une fois que vos titres sont prêts, vous pouvez vous lancer dans la rédaction de vos contenus.
Limitez-vous à trois niveaux de lecture
Un bon conseil pour éviter de surcharger vos slides? Limitez-vous à trois niveaux de lecture. Vous serez forcé de structurer et sélectionner vos éléments avec soin pour communiquer vos idées efficacement.
- Niveau 1 - Votre titre : c’est la conviction que vous partagez avec votre public.
- Niveau 2 - Vos messages clés : ce sont les idées qui viennent appuyer votre titre.
- Niveau 3 - Les preuves : vous amenez des éléments concrets et vérifiables, par exemple des chiffres, qui crédibilisent vos messages clés.
Cette structuration permet à votre auditoire de comprendre rapidement les points principaux, tout en lui offrant la possibilité d'approfondir le sujet à son rythme.
Faites vivre votre univers dans votre vocabulaire
Pour bâtir et enrichir l'univers de votre entreprise, le choix des mots est essentiel. Chaque mot doit refléter votre identité. Quels champs lexicaux vous correspondent le mieux ? Quels termes spécifiques vous différencient ? En se posant ces questions cruciales, vous pouvez créer des messages percutants qui renforcent votre image de marque et captivent votre public cible.
Lorsque nous écrivons pour les salles de concert de l’Evian Resort, nous utilisons les termes de rêve, d’enchantement, d’harmonie, ou encore l’expression « un écrin de musique ». Toute la présentation est tournée vers cette musicalité et cette rencontre avec la nature. L’idée est d’embarquer les potentiels sponsors dans le projet et de les projeter dans cet environnement.
Comment traiter graphiquement l’écrit ?
Il ne vous reste à plus qu’à mettre en forme vos textes pourque vos interlocuteurs aient envie de le lire. L'aspect visuel de votre présentation est aussi crucial que le contenu textuel. Un bon design peut augmenter considérablement l'impact de votre message.
Découvrez ci-dessous quelques conseils pour créer un document que votre interlocuteur a envie de lire (et n’hésitez pas à approfondir ces notions dans notre article consacré au design !)
- Créez un texte lisible : choisissez des polices qui correspondent à votre projet et votre univers de marque. Pour faciliter la lecture, paramétrez l’interlignage.
- Traitez les orphelins : ces petits mots séparés du terme auquel ils se rattachent perturbent et freinent la lecture. Forcez leur passage à la ligne pour les rapprocher des éléments auxquels ils sont associés. Dans la phrase « L'agence PowerPoint qui maximise l'impact de vos présentations », vous n’écrirez pas :
« L’agence PowerPoint qui
maximise l’impact de
vos présentations »
Mais plutôt :
« L’agence PowerPoint
qui maxime l’impact
de vos présentations »
- Faites ressortir vos mots clés : le gras, la mise en majuscule d’un terme ou l’utilisation de la couleur permettent de faire ressortir certains éléments. Attention toutefois à ne pas en abuser : si toute votre phrase est en majuscule, plus rien ne ressort.
A retenir
Pour des présentations percutantes et mémorables, la rédaction joue un rôle primordial. Prenez le temps de peaufiner votre contenu pour vous assurer qu'il soit clair, cohérent et engageant pour votre public. N’oubliez pas de rédiger vos titres comme des phrases pour créer un fil rouge et guider votre audience !
N’hésitez pas à suivre ces règles spécifiques pour maîtriser l’art de communiquer à travers une présentation PowerPoint 😉
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